Todo lo que debes saber antes de elegir una aplicación

Las aplicaciones están en todas partes, en las fábricas, en los hogares, en los teléfonos y en las oficinas. No hay forma de escapar de ellas, además, estas son cada vez más complejas.

Con la avalancha de nuevas tecnologías, puede ser un reto identificar qué soluciones de software son más efectivas en cualquier proyecto o necesidad.

Hemos recopilado una lista de preguntas que debería hacerse antes de elegir una aplicación para su empresa o su hogar, estas consideraciones le ayudarán a determinar si está utilizando la solución adecuada para sus necesidades en este momento con este software en particular.

¿Qué quieres conseguir?

Esta debería ser su primera línea de preguntas, ya que enmarca el resto de la conversación, también proporciona una forma de evaluar la eficacia del software que elija.

Aunque algunas funciones pueden ser agradables de tener, puede que no sean esenciales para su éxito, también es importante considerar cómo se integrará la solución con otras aplicaciones o sistemas empresariales importantes.

Esto será cada vez más importante en un futuro digital en el que los datos se comparten entre organizaciones, en algunos casos, es posible que tenga que implantar nuevos sistemas o infraestructuras para garantizar que sus datos puedan ser compartidos y accedidos por las personas adecuadas.

¿Por qué lo necesita?

Antes de empezar a buscar la solución de software perfecta, debe tener una idea clara de lo que realmente necesita. ¿Se trata de un nuevo sistema de gestión de clientes? ¿O quizás una aplicación para la facturación? Esto puede ayudar a eliminar algunas de las opciones menos relevantes.

De igual manera le ayudará a identificar el alcance total de su proyecto, lo que puede ser útil para planificar el presupuesto y los plazos.

¿Quién lo utilizará?

Esto es importante a la hora de elegir dónde o cómo desplegar su aplicación. ¿La utilizará un puñado de personas o un grupo numeroso? ¿La utilizarán en persona, a distancia, o ambas cosas? ¿Tienen requisitos tecnológicos o de accesibilidad particulares? Esto le ayudará a identificar dónde se implementará mejor la solución.

Asimismo puede ayudarte a enmarcar el diseño y la interfaz para que sean lo más intuitivos posible.

Ya que puede influir en el presupuesto, si necesita ampliar una aplicación para dar cabida a más usuarios, podría costarle más dinero.

Si requiere emplear ayuda externa para administrar el software, eso también podría aumentar el coste, así que es mejor saber de antemano en qué se está metiendo para poder presupuestar en consecuencia.

¿Cuánto tiempo se tarda en instalar/implantar?

Ahora que sabe lo que quiere conseguir y por qué lo quiere, quiere asegurarse de que encuentra un software que pueda implantarse lo más rápidamente posible, también quiere asegurarse de que todos sus usuarios estén en funcionamiento lo antes posible.

Si necesita un software para un grupo de empleados, no querrá que todos ellos aprendan diferentes soluciones al mismo tiempo, tampoco quiere perder mucho tiempo aprendiendo a usarlo usted mismo, sobre todo si es un empresario muy ocupado.

¿Cuál es la mejor manera de probarlo? Averigüe cuánto tiempo llevan otros aplicando el software, si se trata de una aplicación nueva, es posible que quiera esperar y ver qué pasa, si otros llevan un año o más utilizándola y usted confía en la empresa, entonces puede ser una buena opción para usted.

¿Cuánto cuesta?

El coste del software es una pregunta especialmente importante si se trabaja con un presupuesto, aunque puede ser tentador inclinarse por la opción más cara, es importante recordar que lo más relevante no es el precio, sino lo que se obtiene por ese precio.

Tiene que asegurarse de que la aplicación será capaz de cumplir las promesas de su proveedor y de que la inversión merece la pena.

Esta es también una buena manera de saber si el proveedor ha sido transparente con sus precios, si pregunta cuánto cuesta una solución y no recibe una respuesta clara, puede ser una señal de que el coste será más elevado de lo que espera, no querrá recibir una factura sorpresa a final de mes.

¿Cuál es la rentabilidad de la inversión?

Esto puede sonar un poco a pregunta de examen de escuela de negocios, pero es otra pregunta importante que hay que hacer. ¿Cuánto tiempo tardará en recuperar el coste inicial del software? Si tiene que invertir 50.000 dólares en una aplicación informática, ¿cuándo espera recuperar ese dinero? ¿Es en el backend? Si es así, ¿cuánto tiempo tardará?

¿Cuánto vale un cliente? Si tienes un negocio basado en la suscripción, ¿cuántos clientes necesitas para generar ingresos y poder pagarlo?

Cuando analice estas cifras, asegúrese de tener en cuenta el coste de mantenimiento del software, ya que no querrás encontrarte en una situación en la que el mantenimiento cueste más que la inversión inicial.

¿Cuáles son las limitaciones o inconvenientes?

Ningún software es perfecto, por lo que es importante saber cuáles son las limitaciones, Quieres asegurarte de que las soluciones serán eficaces para tu negocio, pero también quieres asegurarte de evitar cualquier escollo potencial?.

¿Cuáles son las principales desventajas de este software? Si elige esta solución, ¿afectará negativamente a sus relaciones con los clientes o los colegas? ¿Cuáles son los riesgos de utilizar este producto o solución en particular?
¿Cómo se integrará con sus sistemas actuales? En particular, ¿hay alguna forma en que pueda afectar negativamente a sus otros sistemas?

¿Y la asistencia al cliente? ¿Cuál es la eficacia de su asistencia? ¿Responden a tiempo? ¿Cuál es su grado de satisfacción de los clientes? son muchas las inquietudes que hay que resolver antes de tomas una decisión.

¿Puede ampliarse o reducirse con este software?

Ahora que sabe lo que quiere conseguir y por qué lo quiere, tiene que asegurarse de que es el software adecuado para usted, igualmente tiene que ser algo que pueda ampliarse o reducirse a medida que cambien sus necesidades, no quiere invertir en una solución que sólo puede funcionar para su empresa en su estado actual.

Si es una empresa en crecimiento, quiere poder ampliarla, tiene que ser capaz de acomodar un equipo creciente, más clientes y un mayor volumen. Si tiene un presupuesto más restringido, es posible que tenga que reducir su oferta, de igual manera debería poder ajustar su software para reflejar estos cambios.

Las aplicaciones empresariales son fundamentales para el éxito del negocio, con el software adecuado, puede aumentar la eficiencia, ahorrar tiempo y dinero, y servir mejor a sus clientes.

Antes de empezar a buscar la solución de software perfecta, debe tener una idea clara de lo que realmente necesita, esto le ayudará a identificar el alcance total de su proyecto, lo que puede ser útil para la planificación del presupuesto y del calendario.

También es importante recordar que ningún software es perfecto, por lo que es importante preguntarse cuáles son las limitaciones antes de invertir en una solución.

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